こんにちは、齋藤です。

ある調査によると、一般的なビジネスパーソンはあることに年間150時間もの時間を費やしているそうです。

ズバリそれは捜し物

調査したのはオフィス通販サービス「たのめーる」でお馴染みの大塚商会です。

年間150時間と言うと、1日の就業時間を8時間として約19日分の計算になります。

つまり1ヶ月分の営業日に相当する時間を、本来無くても良い、というよりあるべきではない捜し物に使っているのです。

私も良く言えばおおらか、悪く言えばずぼらな面があるので、捜し物をした経験はよくあります。

書類がない、ペンがない、PC内のファイルが見つからない・・・。

多少の差はあれ、誰もが経験することではないでしょうか。

ただ年に150時間も費やしているという感覚はないかもしれないですね。

これは大きな損失といえるでしょう。

捜し物によって生じる3つのデメリット

仕事において捜し物をするデメリットは主に3つ考えられます。

1時間の無駄

前述したように、まず時間の無駄が発生します。

捜し物大会を開催して親睦を深めようって話ならともかく、基本的に捜し物は行う必要のない作業です。

捜し物がなければ、その分速く仕事を終わらせて、趣味に費やすなり、飲みに行くなり、家でリラックスするなり、明日への英気を養う時間に充てることができるわけです。

フリーランスだったら、その時間を使ってさらに売上を立てることもできたかもしれません。

また、誰かと一緒に行動している際の捜し物は相手の時間まで消費することになります。

時間泥棒になってしまうわけですね。

2エネルギーの無駄

ここで指すエネルギーとは体力の事だけではありません。

そもそも、机をひっくり返す、引き出しの中の物をすべて出すというような大がかりな場合は別として、そもそも捜し物に肉体的な労力は必要としないですし。

捜し物に費やすエネルギーとは、どちらかというと頭脳的なエネルギーです。

人は捜し物をする時に集中力や思考力を費やします。

「ここにはないだろうか」「あそこにあるかも」と一生懸命、頭を回転させますよね。

重大な捜し物ならそれこそ神経を研ぎ澄ませ一心不乱となるでしょう。

で、残念ながらこういった考える力や集中する力は有限なんですね。使えば使うほど消費し、回復にも時間がかかります。

ですから捜し物に頭脳エネルギーを使ってしまうと、本来仕事に費やすべきエネルギーを犠牲にすることになります。本当に大事な場面で理性的な思考をしたり、重要な選択をする場面で適切な判断を下すことが難しくなってしまうのです。

また、捜し物によって中断された仕事へ戻る際には、「えーと、どこまでやったんだっけ」と頭のスイッチを切り替える必要があります。いったん集中力が途切れた状態から再度加速する必要があるので、そこでもエネルギーを費やす必要があるわけですね。

捜し物が見つかったら「あー良かったあ」などと喫煙室や自販機に向かって一息入れてしまうなんて人も結構多いのではないでしょうか。

これも捜し物に集中力を使った代償です。時間の浪費にもなりますね。

3信頼性の損失

当然と言えば当然ですが、よく捜し物をする人は信頼されにくくなります

「この書類を預けても大丈夫だろうか、貸した道具はちゃんと返ってくるだろうか。そんな人にこの仕事を任せても大丈夫だろうか。かえって進行が遅れるのではないか。仕事量が増えたりしないか。」

そんな印象を持たれてしまうのは想像に難くありません。

一銭にもならない作業にコストをかけ仕事の進行を遅らせているわけですから、信頼性はどんどん落ちていくわけです。

最悪、

「一緒に仕事をしたくない、この人には仕事を頼みたくない、評価に値しない」

などということになりかねません。

また、そういう人は何かあった時、本当は自分の責任でなくとも疑われたりします。

当人にとっても非常に苦痛ですね。

朝5分の片付け習慣を行う

じゃあそんなことにならないために明日から整理整頓をきっちり行いましょう。

と言ってもなかなか難しいですよね。

今、整理整頓が習慣化していない人にオススメなのは朝の5分片付けです。

朝一番、仕事を始める前に5分だけデスクなど仕事周りの環境を片付けるのです。

5分なら時間の確保は容易ですし、集中すれば思ったより長い時間であることに気づきます。

たかが5分、されど5分です。

目標は「昨日より少しキレイに」

5分片付けの目標は「前日荒らした分より少しキレイに」です。

毎日前日よりキレイにすれば、少しずつデスク周りが片付いていきます。

これを続けると、やがて「あれ今日は大して片付けることないじゃん」という状況になります。

そうなったら、もっと深い所に手をつけていきます。

普段なんとなくまとめていた書類をきっちりジャンル分けしていくとか、PC内の雑多なファイルをフォルダごとに分類するなど、普段は余裕がなくてできていなかったことに取り組んでいきましょう。

これを習慣化していければ、デスク周りは常に整理整頓された状態となり、捜し物に時間を費やすことは少なくなっていきます。

ひいては捜し物に要していた19日分、生産性が高い人にもなれるでしょう。

朝に片付けを行う理由

この5分片付け、朝ではなく終業時に行っても良いのですが、

  • 急な用事や〆切など、時間的な制約が生じやすいので毎日安定して実行しづらい
  • 意志の力を消費してしまっているので「まあ今日はいいか」と後回しにしてしまう

となる可能性が高いので、少なくとも最初は朝一番に行う方が良いでしょう。

また、朝にデスクや作業環境の整理をすることで物の位置関係を確認できます。

脳がその日やるべきことや作業の道筋などをまとめる時間にもなりますね。

机と一緒にあなたの頭の中も整理整頓されるわけです。


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習慣マネジメンター。「習慣は最も無理なく行動をコントロールして成果をもたらすアプローチである」を信条に活動。日本行動分析学会会員。
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